¿Cómo automatizar mi tienda contra reembolso?

Las entregas contra reembolso en España llevan tiempo siendo una realidad. Este método ofrece a los clientes una mayor tranquilidad, ya que solo pagan una vez tienen el producto en sus manos y además no deben ingresar sus datos de tarjeta. Por lo que, las tiendas saben que es casi imprescindible ofrecer esta opción en sus métodos de entrega.

Sin embargo, cuando una tienda alcanza determinada cantidad de ventas, digamos más de 20 al día, la calidad y eficiencia de sus procesos operativos se vuelve crucial. Teniendo en cuenta que los márgenes son ajustados por costes de publicidad, confirmación, preparación y envío de estos pedidos.

Para esto, es necesario diseñar un sistema detrás de nuestra tienda que facilite todas las tareas que este particular método de venta implica.

Contra reembolso una metodología particular

A diferencia de las ventas con tarjeta (pago anticipado), el método contra reembolso (COD) presenta un gran desafío adicional: asegurar, en la medida de lo posible, que el cliente reciba el pedido que compró online, evitando ventas fallidas. Ya que, en COD, la cantidad de ventas generadas no siempre se corresponde con los pedidos efectivamente entregados.

En esta metodología, además de generar una venta en la tienda, es crucial asegurar una confirmación por parte del cliente, de que realmente recibirá el pedido en su domicilio.

Mejorando la tasa de entregas

Los vendedores contra reembolso suelen realizar diversas validaciones previas al envío de un pedido, comenzando por verificar los datos de dirección proporcionados por el cliente.

Además, se realizan llamadas o envíos de mensajes de confirmación de pedidos. Este contacto con el cliente permite confirmar su disponibilidad y la información suministrada. Brinda una oportunidad para rectificar cualquier error y aumenta las probabilidad de una entrega exitosa.

Este contacto además en ocasiones se utiliza también para ofrecer "upsells”, es decir, aprovechar la comunicación para intentar sumar un producto adicional en la venta (con una oferta atractiva), y así incrementar la rentabilidad de ese mismo envío.

Superados estos procesos de validación y confirmación, el pedido pasa a la etapa de preparación en el almacén, y se notifica al courier para su próximo retiro.

Manejo de incidencias

Incluso luego de las validaciones, algunos pedidos no llegan a destino, por diversas razones. Pudiendo ser por direcciones incorrectas, destinatarios ausentes, falta de efectivo, o rechazos en el momento de la entrega.

Estos casos se denominan incidencias, y requieren realizar una gestión especial con el courier para encontrar su solución.

Ya que debemos decidir en cada caso, si se reintenta la entrega corrigiendo algún dato, por ejemplo la dirección. O se pacta con el cliente otra fecha de entrega, en la que estará disponible. Que si, finalmente, no logramos resolver, entonces resultará en una devolución del producto a nuestro almacén.

¿Como optimizar los procesos?

En una primera instancia, cuando el volumen de ventas de una tienda es reducido, el enfoque más conveniente es el de no intentar hacerlo todo. Reduciendo el foco únicamente a tareas fundamentales y tercerizar aquello que, todavía, no es prioritario.

A medida que el volumen de ventas va aumentando, es cuando empieza a hacer sentido el ocuparnos de más tareas dentro de nuestro mismo negocio. Es en este punto cuando los procesos pueden volverse abrumadores. Para gestionar esta situación, es necesario recurrir a diversas herramientas que ayuden a mantener la eficiencia operativa mientras el negocio y el equipo crecen.

Hoy en día, la forma más eficiente de hacerlo es mediante aplicar soluciones que nos permitan automatizar y simplificar los procesos. Hay tareas que son sumamente repetitivas, y esas deben ser el primer objetivo de toda optimización.

Mejorando la tarea de confirmación de pedidos

Por un lado, es clave lograr visualizar la información de los pedidos a gestionar de una forma amigable por parte del agente. Este debe poder verificar los datos del pedido de forma rápida. Además es necesario que pueda registrar el contacto que realiza para la confirmación y los resultados del mismo. Por ejemplo; que se comunicó telefónicamente y no fue contestado, o que envió un mensaje y, por la respuesta, logró rectificar la dirección de entregas.

Finalmente; según los resultados de cada verificación y contacto que realice, el pedido podrá o no, ser enviado a la etapa siguiente, que es la de un pedido confirmado.

Para optimizar esta visualización y gestión de pedidos hay quienes utilizan integraciones con otros CRM, por ejemplo, con Pipedrive. Y envían allí los pedidos de sus tiendas Shopify, para que los agentes cuenten con un tablero de visualización de pedidos.

Pero hoy existe una solución superadora, que es Codify; un CRM especialmente diseñado para la operatoria contra reembolso. Que permite gestionar los pedidos de una o varias tiendas, en un lugar, de forma amigable. Con acciones específicas para los pedidos, que permiten al agente trabajar de forma mas eficiente. 

Pudiendo realizar llamadas o mensajes de forma práctica, validar la dirección y editar campos, agregar notas, visualizar alertas si el cliente ya ha realizado otro pedido, y mucho más. Además cada acción realizada por el agente queda automáticamente registrada en el historial del mismo, para tener máxima trazabilidad en el proceso de confirmación.

Creación de etiquetas

Una vez que un pedido es confirmado, entonces el mismo debe anunciarse al courier para que se genere la etiqueta de envío, y luego pase a la etapa de preparación en el almacén. 

Esta tarea puede automatizarse de distintas maneras, desde lo más básico a la solución más completa.

Primero existe la opción de exportar nuestros pedidos confirmados en un excel, darle el formato que el courier requiere e importarlo en el back office del mismo.

Algo un poco más automático consiste en utilizar alguna herramienta como Sendcloud, que permite importar pedidos desde Shopify, para generar luego las etiquetas.

Y por último, la alternativa más conveniente, es utilizar CodifyCRM. Que permite gestionar los pedidos que los agentes confirmaron en el panel de Envios. Donde el encargado de almacén puede marcar los que desea imprimir y generar todas las etiquetas de forma masiva en un instante.

Una vez impresas, las etiquetas quedarán en esta interfaz hasta que el courier retire los pedidos, entonces se quitarán automáticamente de la misma.

Además almacén contará con un apartado de productos donde podrá visualizar en todo momento, los stocks disponibles de cada producto. Que se irán descontando a medida que se confirman los pedidos.

Estadísticas

Otro apartado fundamental en la venta COD, es tener métricas reales de pedidos entregados.

La realidad es que existen pocas herramientas que ayuden a realizarlo de forma automática. Una opción es llevar planillas con datos que se actualicen según los reportes de pedidos entregados del courier.

Una alternativa de optimización del proceso, es utilizar alguna automatización a medida que conecte con Sendcloud (en caso de utilizarlo) para actualizar los datos de los pedidos según su status. 

Pero si realmente preferimos una solución superadora, entonces es conveniente usar CodifyCRM. Donde no solo tendremos todas las estadísticas en tiempo real respecto de nuestras entregas.

También podéis visualizar el estado inmediato en que se encuentra un pedido en el mismo CRM, e incluso contar con un apartado de incidencias. Aquí podrás gestionar los pedidos para lograr una resolución óptima con el courier, para cada caso particular.

En conclusión, si queremos optimizar y automatizar toda nuestra operatoria con la mejor herramienta del mercado diseñada para tiendas contra reembolso. Sin dudas, la elección es Codify, que abarca cada problemática particular de esta metodología y permite mejorar nuestras ventas y ahorrar dinero.

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